Unngå tvister med god dialog i prosjekter
For å redusere konflikter og forbedre lønnsomheten i byggeprosjekter er tidlig dialog og klare forventningsavklaringer avgjørende. – Elektroinstallatører må ha god kommunikasjon med hovedentreprenør og byggeier for å avklare utfordringer tidlig i prosjektet. Hvis ikke kan konflikter lett oppstå og må løses gjennom mekling eller rettsapparatet, sier Karin Kaasen, Director Contract Management i Dovre Group Consulting.
Kaasen, som også er jurist og sertifisert mekler, holdt nylig et foredrag på NHO Elektros årskonferanse. Her representerte hun Norsk Meklingssenter, som tilbyr partsuavhengig bistand for å forebygge og håndtere tvister utenfor rettssystemet.
Viktigheten av utenrettslig mekling
Ifølge Kaasen er eksterne meklere et effektivt verktøy for å løse konflikter. – Mekling hjelper partene med å opprettholde dialogen, unngå misforståelser og løse uenigheter før de eskalerer. Spesielt i kontraktsfasen er det viktig å bruke tid på forventningsavklaringer og sikre at begge parter forstår risikobildet og hverandres interesser, sier hun.
Ikke tydelig kommunisert
Mange konflikter oppstår fordi forventninger ikke er tydelig kommunisert eller fordi prosjektutfordringer blir ignorert for lenge. – Når utfordringene til slutt tas opp, har situasjonen gjerne eskalert til en kostbar konflikt, sier Kaasen.
Forbedringspotensial i dialogen
Kaasen peker på at byggebransjen, inkludert elektroinstallatører, ofte kan bli bedre på samhandling. – Prosjekter blir mer effektive når partene setter av tid til jevnlig dialog. Misforståelser unngås lettere når man tidlig skaper enighet om prosjektets mål og løsninger. Eksempelvis avveininger mellom pris og kvalitet. Faseoverganger mellom prosjektering og bygging krever ekstra oppmerksomhet. Det bør også etableres møtefora for raskt å kunne diskutere uforutsette hendelser. Dette gir rom for å justere planer og finne løsninger begge parter kan akseptere, påpeker Kaasen.
Typiske prosjektutfordringer
Elektroinstallatører møter ofte problemer fordi de vanligvis kommer sent inn i byggeprosessen. – Forsinkelser tidlig i prosjektet fører ofte til en hektisk sluttfase, noe som kan begrense elektroarbeidernes tid til å fullføre sine oppgaver. Mange parallelle aktiviteter og forsert fremdrift på tampen av prosjektet øker risikoen for feil og økte kostnader. Ved å starte opp nye aktiviteter før foregående er ferdigstilt, kan man ende med å skape større forsinkelser, forklarer Kaasen. Det er ikke effektivt å ha mange fag gående oppå hverandre. Noen ganger bør man stoppe opp og vurdere alternativene, og hva som best oppfyller overordnede prioriteringer som kost eller tid. Hun mener at tydelig dialog mellom partene om prioriteringer, handlingsalternativer og konsekvenser av for eksempel forsering kan redusere konfliktnivået. – Partene bør ikke gjette på hva som er den andres viktigste interesse/overordnede mål; å bli ferdig på opprinnelig dato (med forseringskostnad) eller sikre lav kostnad (som forutsetter at andre fag ikke forstyrrer arbeidet). Er dette avklart blir risikoen for fakturadiskusjoner betydelig lavere.
Erfaring som kontraktjurist
Gjennom sin erfaring som advokat i sluttoppgjørstvister, har Kaasen sett hvordan konflikter ofte skyldes sviktende kommunikasjon. – De fleste saker som havner i retten, skyldes uenigheter som kunne vært løst tidligere gjennom dialog. Når konflikter blir neglisjert, påvirker det samarbeidet mellom partene, og konfliktene vokser frem mot sluttoppgjøret, sier hun. Hun anbefaler derfor en løsningsorientert tilnærming. – Det er normalt at ting endrer seg i prosjekter. I stedet for å utsette ubehagelige temaer, bør man ta utgangspunkt i kontrakten og diskutere misforståelser og forsøke å «lukke» tema løpende. Når de er «ferske og små» har man ofte flere mulige løsninger, og konsekvensene har ikke vokst seg store.
Prosjektintegrert mekling
I større prosjekter kan prosjektintegrert mekling være en effektiv metode for å håndtere uenigheter. – Dette innebærer at et meklingspanel etableres fra starten og følger prosjektet underveis. Panelet kan man bistå tidlig dersom partene står fast i diskusjoner, forklarer Kaasen. – Denne tilnærmingen er mindre aktuell for små prosjekter, men kan være svært nyttig i mellomstore og komplekse og kostbare byggeprosesser. I en travel prosjekthverdag kan det være nyttig å få hjelp av en nøytral tilrettelegger til å diskutere og rydde unna saker før de gnager for mye. Det blir en slags forsikring mot lange og dyre sluttoppgjørstvister.
Utenrettslige tvisteløsninger
Norsk Meklingssenter jobber for å fremme utenrettslige løsninger. – Ved å senke konfliktnivået og øke samarbeidet mellom partene, kan prosjekter gjennomføres mer effektivt. Det handler om å skape løsninger som alle parter kan stå bak, samtidig som de er praktisk gjennomførbare, sier Kaasen.
Behov for endringer i bransjen
Kaasen peker på at konfliktnivået mellom underleverandører og hovedentreprenører ofte er høyt i Norge. – Dette skyldes nok delvis stramme marginer og mangelfull informasjonsflyt. Elektroinstallatører som jobber under hovedentreprenører, får ofte mindre oppmerksomhet enn direkte kontraktører. Her er det viktig å etablere rutiner for dialog og forankringsprosesser som sikrer at alle ledd i prosjektet gir og får relevant info, og kan dra i samme retning.
Tidlig og god dialog
Tidlig og god dialog er nøkkelen til å unngå konflikter i byggeprosjekter. Ved å avklare forventninger og forutsetninger, håndtere uforutsette hendelser tidlig og ta i bruk mekling der det er nødvendig, kan partene sikre smidigere prosjektgjennomføring og bedre lønnsomhet. Som Kaasen sier: – En god dialog skaper rom for løsninger som alle parter kan leve med.
.jpg)
.jpg)
